L’8° MUDA
Nella filosofia Lean esistono 7 MUDA tradizionali: sovrapproduzione, attese, trasporti non necessari, processi superflui, scorte eccessive, movimenti inefficienti, difetti.
Ma ce n’è un ottavo, aggiunto successivamente quando Toyota e le aziende lean si sono rese conto di una verità scomoda: puoi ottimizzare tutti i processi del mondo, ma se sprechi il potenziale delle persone, stai perdendo valore che nessuna automazione può recuperare.
L’8° MUDA – il sottoutilizzo del personale competente – nelle aziende moderne è probabilmente il più costoso e invisibile di tutti.
- Scenario 1: un ingegnere software (costo aziendale: 60€/ora) passa 3 ore al giorno a compilare report Excel che uno junior o un automatismo potrebbero fare. Costo: 180€/giorno per lavoro da 60€/giorno.
- Scenario 2: un data scientist con PhD (80€/ora) fa copia-incolla manuale tra file per 2 ore al giorno invece di scrivere uno script in 30 minuti. Spreco: 44 ore/mese che potrebbero generare modelli predittivi.
- Scenario 3: un manager (100€/ora) passa 4 ore in riunioni dove non ha potere decisionale né input critico. Costo opportunità: 400€ di decisioni non prese, strategie non sviluppate.
“E quindi? Bisogna pur farlo, no?”
Certo. Ma c’è differenza tra farlo occasionalmente e farlo sistematicamente. Tra l’emergenza e la routine. Tra l’eccezione e la regola.
Ecco, hai appena visto bruciare valore.
Benvenuto nel mondo del MUDA del sottoutilizzo.
La Sindrome del “Non è il mio lavoro ma lo faccio io”
Nelle nostre aziende c’è un’epidemia silenziosa: talenti qualificati che svolgono mansioni elementari. Non perché manchino le competenze, ma perché l’organizzazione è disfunzionale.
Casi reali che ho visto:
- L’ingegnere informatico che passa 3 giorni al mese a fare l’inventario fisico del magazzino carta “perché lui è preciso”
- Il Dirigente che detta e-mail alla segretaria invece di scriverle (15 minuti per mail che ne richiederebbe 2) o si chiude ore in ufficio a preparare pwp
- L’architetto software che fa assistenza telefonica di primo livello “quando c’è bisogno”
- Il country manager che prenota personalmente sale riunioni e caffè per gli ospiti
- Il responsabile HR che passa ore a ricopiare dati da un sistema all’altro perché “l’integrazione costa troppo”
- Il business analyst che rifotografa presentazioni PowerPoint per convertirle in PDF invece di usare “Salva come”
- La Responsabile amministrativa che archivia tonnellate di carta (fatture, bolle, ecc.)
La Storia delle linguette colorate: il caso estremo del MUDA.
Un Responsabile (es. RAL 55.000€ ) viene incaricato dal Dirigente di rendere “più leggibili” i report per la rete commerciale. La soluzione imposta? Colorare manualmente le linguette di Excel seguendo un codice bizantino:
- Verde per le vendite del capoarea Nord
- Blu per il capoarea Centro
- Rosso per il capoarea Sud
- Nero per le isole
- Sfumature differenziate per ciascuno degli 80 agenti
- Arancione per le 300 zone urbane
- Colori aggiuntivi per distinguere:
- Report settimanali di vendita
- Report mensili (vendite, costi MP, inventari, conto economico)
- Report trimestrali di conto economico
Il carico di lavoro spiegato
- 52 settimane totali in un anno
- 12 settimane con chiusure mensili (una per mese)
- Di queste 12, 4 settimane coincidono con chiusure trimestrali
- Quindi: 40 settimane con solo report settimanali
Suddivisione del tempo:
- 40 settimane normali: 4 ore ciascuna per colorare report settimanali = 160 ore
- 8 settimane con solo mensili: 16 ore ciascuna (vendite + costi MP + inventari + conto economico) = 128 ore
- 4 settimane con mensili + trimestrali: 20 ore ciascuna = 80 ore
Totale annuale: 368 ore di pura colorazione manuale
Un Responsabile qualificato che dedica il 18% del suo tempo lavorativo a colorare celle.
Il paradosso nascosto
Ma perché un Dirigente dovrebbe volere un sistema così inefficiente?
Il pattern emerge chiaramente:
- Il Responsabile viene escluso sistematicamente dalle riunioni strategiche
- I report vengono fatti rifare “perché non sono chiari” (alla quinta iterazione) e colorare invece di automatizzare
- Ogni proposta di automazione viene respinta
La verità scomoda: il dirigente insicuro aveva trovato il modo perfetto per neutralizzare un potenziale rivale. Meglio tenerlo occupato con le linguette che rischiare di essere messo in ombra nelle decisioni importanti.
L’esplosione inevitabile
Dopo mesi, il Responsabile “sbrocca”. Chiede di partecipare alle riunioni. Propone l’automazione mostrando che costerebbe solo 2.000€.
Il risultato? Fine del rapporto di lavoro. La narrativa: “Aveva un brutto carattere. Non sapeva stare al suo posto.”
Il conto economico del disastro
Sprechi operativi:
- Costo orario aziendale: 70€/ora (55.000€ RAL + contributi ≈ 80.000€ / 1.720 ore)
- Spreco annuale: 368 ore × 70€/ora = 25.760€
- Costo automazione: 2.000€
- Spreco netto: 23.760€/anno
Costi del turnover:
- Selezione: 4.000€ (recruiter, annunci, tempo management)
- Nuovo responsabile: probabilmente 60.000€ RAL (mercato attuale + difficoltà a trovare)
- Formazione e inefficienza iniziale: 8.000€ (2 mesi di sovrapposizione/inefficienza)
- Totale costi turnover: 12.000€ + aumento strutturale di 5.000€/anno
Totale spreco annuale: 35.760€ + aumento permanente del costo del personale
Il dirigente ha pagato oltre 35.000€ (più un aumento strutturale dei costi) per proteggere la propria insicurezza.
I Numeri del Disastro
Facciamo due conti su un caso tipico:
- Stipendio medio specialista: 50.000€ RAL (70.000€ costo aziendale)
- Tempo in attività a basso valore: 30-40%
- Costo del MUDA: 21.000-28.000€/anno per persona
Qual è il costo aziendale del sottoutilizzo delle competenze delle persone? Bisogna farci i conti bene!
Il Costo Nascosto: quando i migliori se ne vanno
Quando sottoutilizzi le persone competenti, succedono 3 cose:
- Si demotivano – “Ho studiato economia per fare copia-incolla?”
- Si disengaggiano – “Tanto vale fare il minimo”
- Se ne vanno – “LinkedIn è pieno di offerte”
E chi rimane? Chi non ha alternative.
Hai appena fatto selezione naturale al contrario.
E quando sostituisci? Il nuovo arriva con richieste più alte, perché il mercato è cambiato e “se il precedente se n’è andato, ci sarà un motivo”.
Le 5 Forme di Sottoutilizzo che distruggono valore
- Il “Faccio tutto io perché è più veloce”: Il Senior che fa tutti i report invece di formare il junior. Risultato: non si scala.
- Lo “Specialista Tuttofare”: L’esperto controller che gestisce anche le note spese “perché è bravo coi numeri”.
- Il “Meeting Manager”: Manager pagati per analisi strategiche che passano il 70% in riunioni dove prendono solo appunti e neanche decisioni.
- Il “Compilatore Seriale”: Analisti IT brillanti che compilano manualmente timesheet e rendiconti invece di automatizzare.
- Il “Process Prisoner”: Talenti del marketing intrappolati in approvazioni a 12 livelli per un post su LinkedIn.
Test: quanto MUDA c’è nel tuo team?
Scoprilo creando una matrice con:
RUOLO|RAL|COMPETENZE CORE|Attività Reali splittate in %|Attività Core e competenze strategiche/tot Attività svolte| conteggio Spreco €/Y –> applicatondo il tasso trovato al costo azienda
Red flag: se più del 40% del team ha un gap superiore al 50%, hai un problema sistemico.
Le Formule del ROI “Umano”
- Tasso di Utilizzo Competenze (TUC)
TUC = (Ore su attività alto valore / Ore totali) × 100
Target: >70%
- Indice di Spreco Talento (IST)
IST = (Costo orario × Ore su task sotto-qualificati) / Costo totale
Ideale: <15%
Esempio pratico:
Senior (RAL 55.000€) che fa data entry manuale:
- Prima: TUC = 30%, IST = 70%
- Dopo automazione: TUC = 85%, IST = 15%
- Valore recuperato: 26.950€/anno
- Costo automazione: 5.000€
- ROI: 439% primo anno
Le Obiezioni Classiche (e perché sono scuse)
“Costa troppo automatizzare” Quanto costa NON farlo? 35.760€ nel nostro caso, più l’aumento di stipendio del sostituto.
“Con i tempi che corrono…” Proprio per questo! Sprecare 25.000€/anno su UN SOLO responsabile è follia.
“Il controllo manuale è più sicuro” Un responsabile che colora celle non sta controllando nulla, sta sprecando competenze da 70€/ora.
La Provocazione Finale
Domani mattina, guarda il tuo team finance/admin/marketing e chiediti: “Quanto sto pagando di RAL per colorare Excel?”
Non si tratta di essere altezzosi. Si tratta di logica economica.
Il vero crimine non sono le 368 ore di colorazione Excel.
È la cultura aziendale che preferisce pagare oltre 30K€ (più aumentare strutturalmente i costi con il sostituto) piuttosto che investire 2.000€ in automazione.
Perché l’8° MUDA non è solo il più costoso economicamente.
È l’unico che distrugge il futuro dell’organizzazione, facendo scappare i migliori che poi dovrai ricomprare a prezzo maggiorato.
Call to Action: Quanto Vi costa DAVVERO quando un talento se ne va per frustrazione? Non solo il turnover, ma il nuovo stipendio più alto che dovrete offrire?
Per i Dirigenti: se i Vostri Responsabili se ne vanno e li sostituite pagando 10-15K€ in più, il problema non erano loro…
Mentre leggete, qualcuno sta colorando Excel. Tra 6 mesi sarà su LinkedIn. Tra 8 mesi lo riassumerete pagandolo di più. Geniale.
